Memecahkan Masalah dan Mengambil Keputusan Secara Efektif untuk Meningkatkan Kinerja Organisasi

Setiap orang pasti memiliki masalah dan perlu diingat bahwa apapun masalah yang kita hadapi pasti telah disesuaikan oleh Allah berdasarkan kemampuan kita masing-masing. Tugas kita adalah berusaha memecahkan masalah dan mengambil keputusan secara efektif berdasarkan kondisi yang ada. Oleh sebab itu diperlukan pendekatan untuk memecahkan masalah yang dapat diterapkan pada setiap situasi.

Tujuan dari artikel ini adalah untuk menunjukan sebuah metode memecahkan masalah dan mengambil keputusan secara cerdas dan efektif yang dirangkum dari buku Problem Solving and Decision Making for Improvement karya Berny Gomulya. Proses memecahkan masalah dan mengambil keputusan secara efektif yang dijelaskan dalam artikel ini terdiri atas 4 langkah, yaitu:

  1. Analisis Situasi untuk memahami kondisi yang terjadi dan kemudian merencanakan jalan keluar bagi masalah yang rumit dan kompleks.
  2. Analisis Persoalan untuk mengindentifikasi mengapa suatu persoalan terjadi dan kemudian mengambil tindakan yang efektif dan efisien untuk mengatasi akar penyebab persoalan.
  3. Analisis Keputusan untuk memilih keputusan yang tepat dari beberapa alternatif solusi untuk mencapai sasaran.
  4. Analisis Persoalan Potensial untuk memastikan keberhasilan dari rencana atau perubahan dengan mengidentifikasi persoalan yang berpotensi muncul serta tindakan yang bisa diambil untuk mencegahnya.
SituasiDefinisiTindakan yang Perlu DilakukanJenis Analisis
KompleksTerdapat persoalan berlapis dan saling berkaitan dengan berbagai variabel dan elemenMempelajari variabel-variabel yang relevan, mengurutkan persoalan berdasarkan tingkat kepentingannya, dan merencanakan tindakan yang dapat dilakukanAnalisis Situasi
PersoalanAda sesuatu yang tidak berjalan dengan semestinya sehingga menimbulkan dampak negatifMenganalisis data dan mengidentifikasi akar penyebab perseoalanAnalisis Persoalan
KeputusanProses memilih tindakan atau solusi yang akan diambilMengambil pilihan terbaik dari alternatif solusi yang ada berdasarkan sasaran dan risikoAnalisis Keputusan
ImplementasiPenerapan rencana, solusi, atau perubahan atas jawaban persoalan yang adaMengidentifikasi persoalan potensial dan langkah-langkah penanggulangannya, lalu menentukan tindakan yang perlu dilakukan untuk memastikan keberhasilan implementasiAnalisis Persoalan Potensial

Analisis Situasi: What’s Going On?

Ada kalanya sebuah masalah dan situasi yang kita hadapi masih bersifat terlalu umum, kompleks, dan sulit dipahami. Dalam kondisi seperti ini, kita perlu menggunakan analisis situasi yang berfungsi untuk memecah komponen permasalahan yang besar menjadi bagian-bagian kecil dan spesifik sehingga kita dapat menentukan solusi terbaik untuk menjawab setiap masalah.

Analisis situasi adalah proses dalam mengidentifikasi, memahami, dan menata masalah berdasarkan tingkat prioritasnya, serta menentukan respon yang tepat atas setiap masalah. Dari definisi tersebut dapat diketahui bahwa analisis situasi terdiri atas 4 proses, yaitu:

  1. Mengidentifikasi Masalah
  2. Mengklarifikasi Masalah
  3. Menentukan Prioritas Masalah
  4. Menetapkan Respon yang Tepat

#1 Mengidentifikasi Masalah

Dalam pemecahan masalah dan pengambilan keputusan yang efektif, kita perlu mengidentifikasi setiap komponen yang ada dalam masalah tersebut sehingga memperoleh gambaran yang jelas. Beberapa cara yang yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi masalah, yaitu membuat SWOT analysis, membandingkan target dengan realisasinya, melakukan observasi lapangan, dan menerima masukan dari rapat.

Contoh Kasus:

PT Atang Corporation adalah perusahaan di sektor manufaktur yang sedang mengalami masalah yang sangat kompleks. Menghadapi kondisi ini, perusahaan membuat tim kecil untuk memecahkan masalah. Tim tersebut melakukan analisis situasi yang menemukan bahwa masalah perusahaan adalah sebagai berikut, yaitu:

  1. Produksi menurun
  2. Suplai material tersendat
  3. Penjualan menurun
  4. Motivasi karyawan rendah

#2 Mengklarifikasi Masalah

Hasil dari proses mengidentifikasi masalah biasanya masih bersifat kompleks, yaitu masalah yang saling terkait satu sama lain. Oleh karena itu masalah-masalah tersebut perlu diklarifikasi sehingga menjadi masalah-masalah tunggal dengan cara memisahkan masalah secara horizontal dan vertikal. Pemisahan masalah secara horizontal dilakukan dengan cara memisahkan masalah yang tidak saling berhubungan. Sedangkan pemisahan secara vertikal dilakukan dengan cara memisahkan masalah yang saling berhubungan.

Contoh Kasus:

Hasil identifikasi masalah masih bersifat umum sehingga tim pemecah masalah melakukan klarifikasi terhadap beberapa masalah yang dihadapi perusahaan dengan cara memisahkan masalah secara horizontal dan vertikal.

Pemisahan masalah secara horizontal dilakukan dengan cara memisahkan masalah-masalah yang tidak saling berkaitan. Misalnya, memisahkan masalah tersendatnya suplai material dan menurunnya motivasi karyawan.

Pemisahan masalah secara vertikal dilakukan untuk masalah kompleks yang saling berkaitan, seperti penjualan menurun, produksi menurun, dan tersendatnya suplai material. Dengan mengetahui hubungan antar masalah, kita dapat berfokus untuk menyelesaikan masalah yang paling dasar terlebih. Misalnya, penjualan perusahaan menurun disebabkan turunnya produksi perusahaan akibat tersendatnya suplai material, maka dengan menyelesaikan masalah tersendatnya suplai material diharapkan dapat mengatasi masalah menurunnya produksi perusahaan yang kemudian juga mengatasi masalah penurunan penjualan.

#3 Menentukan Prioritas Masalah

Tidak semua masalah memiliki tingkat kepentingan yang sama sehingga perlu dibuat daftar prioritas mana saja masalah-masalah yang harus diselesaikan terlebih dahulu. Alasan lain mengapa kita perlu membuat daftar prioritas adalah karena biasanya kita memiliki sumber daya yang terbatas sehingga tidak mungkin menyelesaikan semua masalah secara bersamaan.

Buatlah daftar yang berisi masalah-masalah yang ada, lalu tandai mana saja yang menjadi prioritas dengan cara yang anda suka dan mudah dipahami baik oleh anda sendiri maupun orang lain dengan siapa kita bekerja sama. Ada bisa menggunakan angka 1, 2, dan 3 untuk menandai masalah, atau dengan istilah “rendah”, “sedang”, dan “tinggi”.

Ada tiga kriteria yang perlu dipertimbangkan dalam menentukan prioritas masalah, yaitu:

  1. Waktu, yaitu seberapa mendesak masalah tersebut harus diselesaikan. Semakin mendesak, maka semakin tinggi prioritasnya untuk segera diselesaikan.
  2. Dampak, yaitu seberapa besar dampak dari masalah tersebut jika tidak segera diselesaikan. Semakin besar dampak masalah, maka semakin tinggi prioritasnya untuk segera diselesaikan.
  3. Trend, yaitu seberapa sering masalah terjadi. Semakin tinggi frekuensi suatu masalah, maka semakin tinggi prioritasnya untuk segera diselesaikan.
Contoh Kasus:
Daftar MasalahKriteria WaktuKriteria DampakKriteria TrenPrioritas Masalah
Produksi MenurunSTS2
Suplai Material TersendatTTT1
Penjualan MenurunRSR4
Motivasi Karyawan RendahRSS3

Keterangan: T (Tinggi), S (Sedang), dan R (Rendah)

Tim pemecah masalah menemukan bahwa penanganan terhadap masalah tersendatnya suplai material menjadi prioritas utama karena secara waktu mendesak, memiliki dampak yang besar terhadap kinerja perusahaan, dan secara tren termasuk tinggi. Prioritas selanjutnya adalah penanganan masalah menurunnya produksi perusahaan, rendahnya motivasi karyawan , dan penjualan produk yang turun.

#4 Menetapkan Respon yang Tepat

Langkah terakhir dari analisis situasi adalah menentukan respon yang tepat untuk menjawab persoalan yang ada dengan menerapkan salah satu dari analisis berikut ini, yaitu:

  1. Analisis Persoalan (AP) digunakan untuk menemukan akar penyebab persoalan.
  2. Analisis Keputusan (AK) digunakan untuk menentukan keputusan terbaik dari alternatif yang ada.
  3. Analisis Persoalan Potensial (APP) digunakan untuk mengetahui persoalan potensial sebagai konsekuensi atas keputusan yang diambil.
Gambar 1. Tahap menerapkan respon yang tepat pada analisis situasi
Contoh Kasus:
Daftar MasalahPrioritas MasalahAnalisis MasalahPenanggung JawabBatas Waktu
Produksi Menurun2APPNaufal31 November
Suplai Material Tersendat1AKBurhan31 Oktober
Penjualan Menurun4APLukman31 Desember
Motivasi Karyawan Rendah3APHana31 November

Hasil dari analisis situasi dapat dibuat menjadi tabel yang berisi tingkat prioritas, respon atas masalah, penanggung jawab, dan tenggat waktu untuk menyelesaikan masalah. Hal yang perlu ditekankan yaitu perlu adanya penetapan orang yang diberi tanggung jawab dan tenggak waktu. Adanya penanggung jawab agar tidak terjadi saling lempar tanggung jawab saat tidak berhasil mencapai sasaran, dan tenggak waktu diperlukan agar tidak terjadi penundaan saat menyelesaikan masalah.

Analisis Persoalan: Why Did This Happen?

Ada dua tipe yang umum diambil ketika terjadi suatu persoalan, yaitu tindakan instan (menjawab dampak persoalan) dan tindakan koreksi (menjawab akar persoalan). Sebagai contoh, tindakan kita untuk tidak mengenakan pakaian yang tebal dan menyalakan kipas angin saat AC dirumah rusak dan cuaca sangat panas termasuk tindakan instan yang hanya menjawab dampak persoalan – yaitu panas -, tetapi tidak dapat menyelesaikan akar persoalan, yaitu AC dirumah rusak.

Tindakan instan dapat menjawab persoalan untuk sementara dengan cara mengatasi dampak dari persoalan, tetapi akar penyebab persoalan tetap ada sehingga persoalan yang sama akan tetap muncul dikemudian hari. Hanya tindakan yang berkaitan langsung dengan akar penyebab persoalan yang dapat menyelesaikan persoalan.

Gambar 2. Hubungan Sebab dan Akibat dalam Analisis Persoalan

Persoalan muncul karena adanya penyimpangan dari kondisi normal yang disebabkan adanya suatu perubahan dimasa lalu. Oleh karena itu, kita perlu menelusuri masa lalu untuk mencari apa saja perubahan yang relevan dengan penyimpangan agar dapat menemukan akar dari persoalan. Demi menemukan perubahan yang relevan secara objektif, perlu dipahami apa yang menjadi FAKTA Persoalan dan BUKAN FAKTA Persoalan. FAKTA Persoalan adalah penyimpangan yang terjadi, sedangkan BUKAN FAKTA Persoalan adalah penyimpangan yang mungkin, tetapi tidak terjadi.

Proses analisis persoalan terdiri atas delapan tahapan, yaitu:

  1. Merumuskan penyimpangan
  2. Menentukan FAKTA Persoalan dan BUKAN FAKTA Persoalan
  3. Mencari tahu perbedaan FAKTA Persoalan dan BUKAN FAKTA Persoalan
  4. Mendeteksi perubahan yang terjadi pada bidang perbedaan
  5. Mencari sebab-sebab yang mungkin
  6. Menguji dan menetapkan sebab-sebab yang paling mungkin
  7. Melakukan verifikasi

Tahap 1: Merumusakan Penyimpangan

Tahap ini dilakukan dengan cara membuat daftar apa saja objek yang menyimpang dan bagaimana bentuk penyimpangannya.

Tahap 2 & 3: Menentukan FAKTA dan BUKAN FAKTA Persoalan

Kita perlu memahami suatu persoalan dengan baik sebelum menentukan akar persoalan. Dalam hal ini, kita perlu mengajukan dua tipe pertanyaan, yaitu tipe pertanyaan yang berkaitan dengan faktor atau unsur yang ada dalam persoalan (FAKTA), dan tipe pertanyaan yang berkaitan dengan faktor atau unsur yang tidak ada dalam persoalan (BUKAN FAKTA). Fungsi BUKAN FAKTA persoalan adalah membingkai FAKTA persoalan sehingga kita dapat lebih fokus pada FAKTA persoalan.

Agar dapat lebih memahami konsep FAKTA dan BUKAN FAKTA persoalan, coba bayangkan anda TV yang sedang anda tonton tiba-tiba mati. Apa yang akan anda lakukan? Anda mungkin akan mengecek apakah kabel power TV telah tersambung dengan baik ke terminal listrik, lalu mencoba menyalakan barang elektronik lain untuk mengetahui apakah sedang mati lampu, dan mencoba bertanya ke tetangga apakah mengalami hal yang sama. Hal ini anda lakukan untuk mencoba menetapkan batasan persoalan yang ada untuk melihat elemen apa yang ada (FAKTA) dan elemen apa yang tidak ada (BUKAN FAKTA). Dengan begitu, BUKAN FAKTA berfungsi untuk membingkai fakta sehingga FAKTA menjadi lebih jelas.

Gambar 3. Fungsi FAKTA dan BUKAN FAKTA Persoalan

Kita dapat mengajukan beberapa pertanyaan untuk mempertegas apa saja yang menjadi FAKTA persoalan diantaranya, yaitu:

  • Apa/siapa objek yang mengalami penyimpangan?
  • Bagaimana bentuk penyimpangannya?
  • Dimana pada objek itu penyimpangan terjadi?
  • Dimana lokasi penyimpangan tersebut ditemukan/diketahui?
  • Pada proses mana penyimpangan tersebut terjadi?
  • Kapan penyimpangan pertama kali ditemukan?
  • Bagaimana frekuensi terjadinya penyimpangan?
  • Seberapa besar penyimpangan terjadi?
  • Bagaimana tren penyimpangan?

Sebagaimana FAKTA persoalan, kita juga perlu memperjelas apa saja yang menjadi BUKAN FAKTA persoalan dengan mengajukan beberapa pertanyaan sebagai berikut:

  • Apa/siapa objek yang mungkin mengalami penyimpangan, tetapi tidak terjadi penyimpangan?
  • Bagaimana bentuk penyimpangan yang mungkin terjadi, tetapi tidak terjadi?
  • Dimana pada objek tersebut mungkin terjadi penyimpangan, tetapi tidak terjadi?
  • Dimana lokasi penyimpangan mungkin terjadi, tetapi tidak terjadi?
  • Pada proses apa penyimpangan mungkin terjadi, tetapi tidak terjadi?
  • Kapan penyimpangan pertama kali mungkin terjadi, tetapi tidak terjadi?
  • Bagaimana frekuensi penyimpangan yang mungkin terjadi, tetapi tidak terjadi?
  • Seberapa besar penyimpangan yang mungkin terjadi, tetapi tidak terjadi?
  • Bagaimana tren penyimpangan yang mungkin terjadi, tetapi tidak terjadi?

Tahap 4: Mencari Tahu Perbedaan FAKTA dan BUKAN FAKTA

Langkah selanjutnya dari analisis persoalan adalah mencari tahu perbedaan FAKTA dan BUKAN FAKTA untuk mengetahui kekhasan dari FAKTA dibandingkan BUKAN FAKTA.

Bayangkan anda memiliki dua tanaman yang sama, tetapi yang satu tumbuh subur dan yang satunya layu. Melihat hal ini, anda secara naluri akan mencari tahu apa yang berbeda dari kedua tanaman ini. Berdasarkan hasil pengamatan anda, diketahui bahwa tanaman yang layu diletakan dekat dengan kompresor AC selama sebulan terakhir. Dengan begitu anda bisa mengambil kesimpulan sementara bahwa kemungkinan lokasi yang dekat dengan kompresor AC menjadi penyebab layunya tayangan.

Gambar 4. Perbedaan FAKTA dan BUKAN FAKTA Persoalan

Tahap 5: Mencari Tahu yang Terjadi pada Bidang Perbedaan

Langkah selanjutnya adalah mencari tahu apa saja perubahan yang telah terjadi pada bidang perbedaan karena perubahan tersebut adalah tempatnya akar persoalan. Dalam tahap ini kita harus fokus hanya pada bidang perbedaan sebab diluar dari itu tidak ada gunanya karena juga berlaku untuk BUKAN FAKTA sehingga tidak mungkin menjadi akar persoalan. Pada tahap ini, kita juga tidak boleh menggunakan asumsi-asumsi, melainkan hanya boleh menggunakan data yang valid.

Gambar 5. Perubahan yang Terjadi pada Bidang Perbedaan

Tahap 6: Mencari Sebab-Sebab yang Mungkin

Setelah mencari perubahan dalam bidang perbedaan, selanjutnya adalah mencari tahu perubahan mana yang mungkin menjadi penyebab persoalan dengan cara mengajukan pertanyaan bagaimana perubahan itu bisa menyebabkan persoalan. Dalam proses ini, anda perlu memanfaatkan logika, pendapat, dan asumsi yang ada untuk menemukan hubungan antara perubahan yang terjadi dengan persoalan.

Tahap 7: Menguji dan Menetapkan Sebab-Sebab yang Paling Mungkin

Setelah menemukan sebab-sebab yang mungkin menjadi akar persoalan, selanjutnya adalah menguji dan menetapkan apa saja sebab-sebab yang paling mungkin dengan cara mengajukan pertanyaan ,“Bagaimana sebab persoalan itu hanya terjadi pada pada bidang FAKTA dan tidak pada bidang BUKAN FAKTA?”. Sebab persoalan yang tidak dapat menjawab pertanyaan tersebut dapat dihapus dari daftar sebab-sebab yang mungkin karena dianggap tidak relevan sebagai sebab persoalan.

Tahap 8: Melakukan Verifikasi

Langkah terakhir dari analisis persoalan adalah melakukan verifikasi atas sebab-sebab yang mungkin menjadi penyebab persoalan dengan cara menerapkan beberapa metode seperti uji hasil, uji laboratorium, uji lapangan, dan sebagainya. Jika hasil verifikasi menunjukan bahwa sebab yang paling mungkin tersebut tidak terbukti menjadi penyebab persoalan, maka perlu dilakukan analisis persoalan kembali karena kemungkinan ada informasi yang terlewatkan.

Analisis Keputusan: What’s Our Best Choice?

Mengambil keputusan berarti juga membuat suatu pertukaran karena amat jarang kita dihadapkan pada pilihan yang ideal, yaitu sebuah alternatif yang memenuhi semua sasaran dengan sempurna sehingga kita perlu mengambil keputusan yang lebih sesuai dengan kebutuhan. Dengan begitu, pengambilan keputusan yang baik berarti membuat pilihan bijak atas pertukaran yang kita lakukan.

Sifat keputusan dan derajat dampak yang dihasilkan tidak selalu sama, tetapi setiap keputusan mengandung elemen-elemen sebagai berikut:

  • Keharusan memilih salah satu dari dua atau lebih alternatif yang ada.
  • Tujuan atau sasaran menjadi tolak ukur keberhasilan keputusan
  • Adanya konsekuensi yang melekan pada setiap keputusan.

Sebuah keputusan yang efektif dapat dihasilkan apabila kita memahami sasaran yang ingin dicapai, dan mengetahui serta telah mempertimbangkan setiap risiko dari semua alternatif pilihan yang ada. Dengan begitu, kemampuan yang diperlukan agar dapat mengambil keputusan secara efektif adalah sebagai berikut:

  1. Menyadari bahwa sebuah keputusan harus diambil
  2. Memahami apa saja tujuan, sasaran, dan kriteria yang menjadi tolak ukur keberhasilan suatu keputusan
  3. Mengidentifikasi semua alternatif pilihan yang ada.
  4. Membandingkan pilihan yang ada terhadap sasaran.
  5. Mempelajari risiko yang terkandung dalam setiap pilihan.
  6. Mendefinisikan dengan jelas pilihan yang diambil.
  7. Melibatkan pihak-pihak yang diperlukan saat mengambil keputusan.

Setiap keputusan yang kita ambil tidak selalu memberikan hasil yang sesuai dengan harapan. Berikut ini adalah beberapa kesalahan yang dapat mengurangi kualitas keputusan kita beserta efek yang mungkin ditimbulkan:

  1. Terburu-buru dalam menentukan pilihan. Saat menganalisis pilihan yang ada sebelum mengambil keputusan, biasanya dalam kelompok akan ada perbedaan pendapat mengenai pilihan mana yang harus diambil. Perbedaan pendapat ini dapat berlanjut menjadi diskusi yang bisa semakin panas seiring dengan meningkatnya emosi dan adanya sentimen pribadi diantara anggota-anggota kelompok. Ketika sebuah kelompok terpecah, kata sepakat akan sangat sulit untuk dicapai. Hal inilah yang terjadi apabila kita terlalu cepat menentukan pilihan sehingga kerap kali alternatif pilihan lainnya terabaikan dan kita menjadi terlalu sibuk mendukung atau mengkritik pilihan tertentu, serta lupa untuk memikirkan bagaimana mencapai sasaran dengan pilihan yang ada.
  2. Tidak mendefinisikan sasaran dengan baik. Kesalahan ini terjadi ketika kita gagal dalam mendefinisikan apa yang dibutuhkan dan diinginkan sehingga menjadi tidak konsisiten dalam mengevaluasi pilihan-pilihan yang ada. Inkonsistensi ini umumnya terlihat ketika kita melakukan analisis pro-kontra terhadap pilihan yang ada.
  3. Tidak memanfaatkan informasi dengan baik. Dengan perkembangan teknologi informasi pada saat ini membuat kita dapat dengan mudah mengakses dan memperoleh berbagai informasi yang kita butuhkan, bahkan cenderung terdapat telalu banyak informasi. Dengan begitu, salah satu persoalan yang kita hadapi pada zaman big data ini adalah bagaimana memfilter informasi yang ada sehingga kita hanya mengambil data yang benar-benar relevan dengan apa yang dibutuhkan dan mendefinisikan data tersebut menjadi informasi yang berguna. Kegagalan dalam memanfaatkan informasi yang ada akan dapat mengurangi keefktifan dari keputusan yang diambil.
  4. Tidak mempertimbangkan konsekuensi atas keputusan yang diambil. Setiap pilihan memiliki konsekuensinya sendiri sehingga kita harus menimbang manfaat dan konsekuensi dari setiap alternatif keputusan baik dampaknya dalam jangka panjang maupun pendek. Kegagalan dalam mempertimbangkan konsekuensi atas keputusan yang dibuat dapat menyebabkan masalah-masalah yang tidak perlu.
  5. Tidak menyadari atau mempertimbangkan alternatif pilihan lainnya. Adakalanya kita mengambil keputusan yang sama atas suatu masalah, tidak menyadari bahwa kita memiliki pilihan karena melakukan hal tersebut sudah menjadi kebiasaan. Dengan begitu, kita kehilangan peluang untuk mencoba cara-cara baru yang mungkin lebih efektif dalam mengatasi masalah tersebut.
  6. Tidak melibatkan pihak lain secara efektif. Mungkin karena merasa kita adalah orang yang paling kompeten dalam bidang yang tersebut membuat kita melupakan pihak lain untuk diminta pendapat atas masalah yang sedang dihadapi. Hasilnya, bisa saja, keputusan yang kita buat dihasilkan dari pertimbangan yang tidak menyeluruh atau keputusan tersebut tidak mendapat dukungan dari berbagai pihak. Dengan begitu, melibatkan pihak lain secara efektif dalam pengambilan keputusan akan meningkatkan kualitas dari keputusan tersebut karena dihasilkan dari berbagai pertimbangan yang matang dan meningkatkan kemungkinan keputusan tersebut didukung dan diimplementasikan secara luas.

Analisis keputusan adalah proses yang melibatkan sejumlah pertanyaan dengan tujuan menghindari kesalahan-kesalahan dalam pengambilan keputusan serta mengoptimalkan peluang keberhasilan. Keputusan didefinisikan sebagai pilihan terbaik dari alternatif yang ada menurut pengambil keputusan pada saat itu.

Proses analisis keputusan terdiri atas delapan tahap, yaitu:

  1. Mendeskripsikan Tujuan
  2. Membuat Sasaran
  3. Mengklasifikasi Sasaran Mutlak dan Sasaran Keinginan
  4. Menentukan Bobot Sasaran Keinginan
  5. Mengelaborasi Alternatif
  6. Menyeleksi dan Memberi Nilai Alternatif
  7. Mempertimbangkan Risiko Merugikan
  8. Menetapkan Pilihan Akhir

#1 Mendeskripsikan Tujuan Keputusan

Tahap ini bertujuan untuk menjawab pertanyaan, “apa yang ingin diputuskan?”. Dalam mendeskripsikan tujuan keputusan harus dibuat jelas dimana biasanya tujuan keputusan merupakan ringkasan atas hasil yang ingin dicapai. Biasanya tujuan keputusan dimulai dengan kata, “Memilih…”.

Contoh Kasus:

Bapak Junaedi adalah pemilik toko yang menjual berbagai kebutuhan ikan hias, salah satunya pakan ikan hias. Karena tidak puas dengan pemasok pakan ikan hias yang ada saat ini, bapak Junaedi memutuskan untuk mencari pemasok baru. Maka, deskripsi dari tujuan keputusan bapak Junaedi adalah “Memilih pemasok pakan ikan hias”.

#2 Membuat Sasaran

Langkah selanjutnya adalah membuat sasaran atau yang biasa kita sebut kriteria, yaitu apa yang menjadi dasar  saat kita mengevaluasi pilihan. Sasaran ditentukan dengan cara mengajukan pertanyaan, “apa yang kita capai melalui keputusan itu?”. Perlu diingat bahwa sasaran harus dibuat terlebih dahulu sebelum memilih alternative yang ada. Dalam menentukan sasaran penting untuk mempertimbangkan hasil yang ingin dicapai, sumber daya yang dimiliki, dan relevansinya dengan tujuan keputusan.

Contoh Kasus:

Berikut ini adalah sasaran yang ditetapkan bapak Junaedi untuk memilih pemasok pakan ikan yang tepat, yaitu:

  • Kualitas produk
  • Harga produk
  • Lokasi pemasok
  • Cara pembayaran
  • Pelayanan
  • Pilihan produk
  • Pengiriman
  • Ketersediaan produk

#3 Mengklasifikasi Sasaran Mutlak dan Sasaran Keinginan

Langkah selanjutnya dalam analisis keputusan adalah mengkasifikasikan sasaran yang telah dibuat kedalam sasaran mutlak dan sasaran keinginan. Sasaran mutlak artinya apabila tidak dipenuhi oleh alternative, maka tujuan tidak tercapai sehingga alternative tersebut gugur. Sasaran lain diluar itu disebut sasaran keinginan. Karena sasaran mutlak bersifat Go/No Go, maka sebaiknya kita sangat selektif dalam memasukan sasaran sebagai sasaran mutlak agar tidak mempersempit alternative yang ada. Sasaran mutlak juga harus terukur dan batasannya jelas. Membuat sasaran mutlak juga harus realistis.

Contoh Kasus:

SasaranM/I
Kualitas produk baikI
Harga grosir produk 50% dibawah harga pasarM
Lokasi pemasok berada di JobodetabekM
Cara pembayaran DP 30%, sisanya kredit 30 hariI
Pelayanan bisa melalui telp, SMS, dan chatM
Tersedia banyak variasi produkI
Tersedia fasilitas pengiriman dengan biaya murahI
Ketersediaan produk terjaminI

Keterangan: M (Sasaran Mutlak), I (Sasaran Keinginan)

#4 Menentukan Bobot Sasaran Keinginan

Setiap sasaran keinginan memiliki tingkat kepentingan yang berbeda sehingga perlu dilakukan pembobotan. Pemberian bobot pada sasaran keinginan berguna untuk menentukan prioritas mana saja sasaran keinginan yang memiliki kontribusi besar terhadap pencapaian tujuan. Pembobotan bisa dilakukan dengan memberikan angka dari skala 1-10 atau semacamnya.

SasaranM/IBobot
Kualitas produk baikI10
Harga grosir produk >35% dibawah harga pasarM
Lokasi pemasok berada di JobodetabekM
Cara pembayaran DP 30%, sisanya kredit 30 hariI8
Pelayanan bisa melalui telp, SMS, dan chatM
Tersedia banyak variasi produkI7
Tersedia fasilitas pengiriman dengan biaya murahI6
Ketersediaan produk terjaminM

#5 Mengelaborasi Alternatif

Setelah menetapkan sasaran mutlak, sasaran keinginan, dan pembobotan, maka langkah selanjutnya adalah mengelaborasi atau mengembangkan alternatif dengan menuliskan daftar alternatif apa saja yang dapat diambil untuk mencapai tujuan.

Contoh:

Dalam hal ini ada tiga pemasok yang sudah di dapatkan, yaitu PT. Pakan Ikan A, PT. Pakan Ikan B, dan PT. Pakan Ikan C.

#6 Menyeleksi dan Memberi Nilai Alternatif

Setelah memiliki daftar alternatif yang dapat diambil, langkah selanjutnya adalah menyeleksi alternatif berdasarkan sasaran mutlak dan sasaran keinginan yang telah dibuat. Langkah pertama adalah ajukan pertanyaan, “Alternatif apa saja yang tidak memenuhi sasaran mutlak?”. Bila ada alternatif yang tidak memenuhi satu saja dari sasaran mutlak, maka alternatif tersebut gugur.

Alternatif yang lolos di sasaran mutlak kemudian diberikan nilai di sasaran keinginan. Pemberian nilai pada sasaran keinginan dilakukan dengan cara membandingkan antar alternatif untuk sasaran keinginan, kemudian berikan nilai 10 pada alternatif dengan value terbaik di sasaran keinginan, lalu alternatif lainnya diberikan nilai proporsional terhadap alternatif terbaik. Kalikan nilai dengan bobot, kemudian jumlahkan semua bobot kali nilai. Alternatif dengan total bobot kali nilai tertinggi akan menjadi pilihan sementara.

#7 Mempertimbangkan Risiko Merugikan

Langkah selanjutnya adalah mempertimbangkan risiko merugikan yang mungkin terjadi atas setiap alternatif yang masih ada didalam daftar dengan cara bertanya, “apa saja hal-hal negatif yang mungkin terjadi jika alternatif ini diambil?”. Selanjutnya, beri nilai setiap konsekuensi merugikan berdasarkan tingkat keparahan dan tingkat kemungkinannya.

#8 Menetapkan Pilihan Akhir

Langkah terakhir adalah menetapkan pilihan dari alternatif-alternatif yang ada berdasarkan manfaat dan risikonya.

Melibatkan Pihak Lain

Banyak keputusan yang terlihat ideal namun gagal dalam implementasinya karena dalam prosesnya tidak melibatkan cukup banyak orang. Ada keputusan yang harus, dan perlu, kita buat sendiri. Namun, dalam situasi tertentu kita perlu melibatkan pihak lain dalam mengambil keputusan. Setidaknya ada tiga situasi dimana kita perlu melibatkan orang lain dalam pengambilan keputusan, yaitu:

  1. Saat kita memerlukan informasi, keahlian, dan pengalaman orang lain
  2. Saat kita memerlukan dukungan maupun persetujuan pihak lain
  3. Saat keputusan yang diambil memiliki dampak besar bagi organisasi

Melibatkan pihak lain bukan berarti mengajak semua pemangku kepentingan untuk ikut duduk bersama mendiskusikan keputusan yang akan dibuat, melainkan cukup beberapa orang saja.

Melibatkan orang lain dalam proses pengambilan keputusan berarti kita meningkatkan kualitas dari keputusan tersebut. Selain memastikan keputusan yang diambil sudah tepat, melibatkan pihak lain juga akan meningkatkan komitmen setiap stackholder untuk memastikan keputusan yang diambil akan dijalankan dengan baik. Meskipun keterlibatan pihak lain dalam pengambilan keputusan mungkin membuat proses pengambilan keputusan menjadi lebih lama, tetapi akan membuat implementasi dari keputusan tersebut menjadi lebih cepat karena telah mendapat dukungan maupun persetujuan dari berabagai pihak.

Analisis Persoalan Potensial: What Could Go Wrong?

Saat mengambil suatu keputusan, kita tidak dapat memastikan bagaimana masa depan dari keputusan tersebut sehingga kita perlu mengantisipasi berbagai persoalan yang mungkin muncul sebagai konsekuensi dari keputusan tersebut maupun akibat kesalahan dari kurangnya perencanaan yang baik. Tantangannya adalah, bagaimana kita dapat memprediksi situasi mendatang, lalu menyusun langkah strategis untuk mengentisipasi maupun meminimalisir dampak dari persoalan yang mungkin terjadi.

Gambar 6. Ilustrasi Analisis Persoalan Potensial

Persoalan-persoalan yang mungkin terjadi dimasa depan sebagai konsekusensi atas keputusan saat ini disebut persoalan potensial. Analisis persoalan potensial adalah metode untuk membantu kita memaksimalkan peluang keberhasilan saat menerapkan suatu keputusan, perubahan, atau tindakan. Ini berarti kita mengantisipasi kemungkinan gagal dari setiap keputusan yang diambil.

Analisis persoalan potensial terdiri atas delapan proses utama, yaitu:

  1. Merumuskan rencana
  2. Menentukan langkah kegiatan
  3. Mengenali langkah kritis
  4. Mengindentifikasi persoalan potensial
  5. Mengidentifikasi sebab persoalan potensial
  6. Membuat tindakan pencegahan
  7. Membuat tindakan penanggulanagan
  8. Membuat sistem kontrol

#1 Merumuskan Rencana

Rencana yang baik dirumuskan secara detail dengan mempertimbangkan berbagai hal. Dalam merumuskan rencana, kita dapat mengajukan pertanyaan berikut:

  • Apa rencana yang akan dijalankan?
  • Dimana rencana itu akan dijalankan?
  • Kapan rencana itu akan dijalankan?
  • Berapa luas rencana tersebut?

Contoh Penerapan Proses:

PT Kimia Nuasantara akan membuka pabrik baru dengan rincian

  • Apa: Operasi pabrik kimia baru
  • Kapan: Februari-Desember
  • Berapa Luas: 12 produk kimia baru, 300 orang tenaga kerja, 2 hektar lahan

#2 Menentukan Langkah Kegiatan

Setelah merumuskan rencana, langkah selanjutnya adalah menentukan langkah-langkah atau bidang-bidang kegiatan untuk menjawab pertanyaan, apa yang harus dilakukan agar rencana terwujud. Tahap ini biasa disebut action plan atau activity plan dalam beberapa perusahaan.

Contoh Penerapan Proses:

Langkah atau bidang kegiatan yang akan dilakukan, yaitu:

  • Pembelian
  • Tenaga kerja
  • Maintenance
  • Lingkungan
  • Keselamatan kerja
  • Kualitas produk
  • Produksi
  • Organisasi
  • Penjualan

#3 Mengenali Langkah Kritis

Langkah berikutnya adalah mengenali langkah atau bidang kritis, yaitu langkah atau bidang yang rentan munculnya persoalan-persoalan potensial yang dapat mengganggu pelaksanaan rencana atau keputusan kita.

Contoh Penerapan Proses:

Langkah Kritis: Keselamatan Kerja

#4 Mengidentifikasi Persoalan Potensial

Proses mengidentifikasi persoalan potensial dilakukan pada daerah kritis dengan cara menjawab pertanyaan kunci, “dimana kesalahana bisa terjadi?”, dan “persoalan apa yang mungkin timbul”. Setelah menemukan persoalan potensial, beri rating terhadap persoalan potensial berdasarkan tingkat keparahan dampak dan kemungkinan terjadinya.

  • Tinggi: Utamakan pencegahan dan penanggulangan
  • Sedang: Utamakan penanggulangan
  • Kecil: Dapat diabaikan

Persoalan potensial dapat muncul dalam situasi berikut:

  • Saat melakukan sesuatu untuk pertama kalinya.
  • Saat tenggat waktu ketat.
  • Ada beberapa orang, sistem, dan departemen yang memiliki tanggung jawab dan otoritas yang tumpang tindih.
  • Saat kita memerlukan bantuan dan dukungan dari orang lain yang berada diluar jangkauan pengaruh langsung kita.
  • Saat kita memerlukan interaksi dan kerjasama dari berbagai macam orang dan kelompok.
  • Saat kita menangani peroslaan yang berdampak luas.

Contoh Penerapan Proses:

Langkah/BidangPersoalan PotensialPM
Keselamatan KerjaKebakaran di PabrikTT

Keterangan:

  • P: Tingkat keparahan jika terjadi
  • M: Tingkat kemungkinan terjadi
  • T: Tinggi

#5 Mengidentifikasi Sebab Persoalan Potensial

Gunakan pengetahuan dan pengalaman untuk mengidentifikasi sebab persoalan potensial. Kemudian tuliskan sebab sespesifik mungkin dan tentukan tingkat kemungkinan dari sebab persoalan potensial tersebut.

#6 Membuat Tindakan Pencegahan

Setelah persoalan potensial teridentifikasi, langkah selanjutnya adalah membuat tindakan pencegahan yang dimaksudkan untuk memperkecil peluang terjadinya persoalan potensial dengan melihat kemungkinan penyebab dari masing-masing persoalan potensial tersebut. Lalu mengajukan pertanyaan, “apa yang bisa dilakukan untuk mencegah terjadinya persoalan potensial tersebut?”.

Dalam menentukan tindkaan pencegahan, kita perlu memperhatikan aspek biaya, kemudahan implementasi, dan keefektifannya. Utamakan pencegahan terhadap persoalan potensial dengan kemungkinan tinggi, sedangkan persoalan potensial dengan kemungkinan rendah sebainya dicegah hanya jika biayanya rendah.

Dalam merumuskan tindakan pencegahan, perlu diingat bahwa tidak semua persoalan potensial dapat dicegah, terutama jika penyebabnya muncul dari luar luang lingkup kemampuan kita, seperti disebabkan bencana alam. Dalam hal ini, tindakan penanggulangan sangat penting untuk kita buat.

#7 Membuat Tindakan Penanggulangan

Ada kalanya suatu persoalan tetap terjadi meski sudah dilakukan tindakan pencegahan sebaik mungkin. Oleh karena itu, diperlukan suatu tindakan penanggulangan untuk meminimalisir dampak kerusakan akibat persoalan yang muncul sehingga momen diambilnya tindakan tersebut menjadi penting. Semakin cepat tindakan penanggulana diambil, maka semakin kecil dampak dari persoalan sehingga kita perlu membuat rencana tindakan penanggulangan sejak awal. Membuat tindakan penanggulangan dapat dilakukan dengan mengajukan pertanyaan, “apa yang bisa dilakukan jika persoalan ini tetap terjadi?”

#8 Membuat Sistem Kontrol

Langkah terakhir adalah membuat sistem kontrol, yaitu suatu mekanisme peringatan dini bahwa persoalan potensial akan atau mulai terjadi dengan tujuan untuk menjamin tindakan penanggulangan berfungsi tepat pada waktunya.

CONTOH PENERAPAN PROSES ANALISIS PERSOALAN POTENSIAL

Atang Nurkholqi Hadiyal Anam

Atang Nurkholqi Hadiyal Anam

Born in Waingapu on October 4, 1996. Master of Islamic Economics at Tazkia University College of Islamic Economics. Have strong passion in the field of Islamic finance, financial investment, business develoment, and Islamic financial institution. Love reading book, blogging, and martial art. I create this blog to share my story, knowledge, and opinion about current issues. I hope you enjoy this blog ;- )

You may also like...

Tinggalkan Balasan